Synergie tussen 150 mensen

Com-Passie | 10.02.2014

Maandag 3 februari kwamen 150 mensen bij elkaar tijdens de jaarlijkse inspiratiebijeenkomst van de Bestuursacademie. Gave Dingen Doen speelde die avond een grote rol. Het werd een erg geslaagde avond waarbij het thema en doel van de avond "verbinden en verbonden" in vele opzichten is gehaald.

De aanleiding
Vorig jaar werd ik door Bas van den Hoogen van het Verenigingsburo benaderd of we vanuit Gave Dingen Doen (GDD) Apeldoorn een actieve rol wilden gaan spelen voor de jaarlijkse Inspiratiebijeenkomst van de Bestuurdersacademie. Blijkt dat we maar liefst 2200 verschillende verenigingen en stichtingen hebben in Apeldoorn!

In mijn enthousiasme zei ik gelijk ja. De maanden erna kwamen we een aantal keer bij elkaar en stelden een mooi programma samen met Medy van der Laan als gastspreker en een hoofdrol van Gave Dingen Doen met 6 pitches. Na een oproep aan de andere GDD facilitators in het land boden Gijs, Marieke, Yvonne, Dorien en Bela zich spontaan aan. Via het Verenigingsburo kregen we van een aantal hulpvragen van verenigingen en stichtingen om die avond mee aan de slag te gaan. De week voor de bijeenkomst hadden we gesprekken met de pitchers en werden de punten op de i gezet.

De avond
Vanaf 16.30 waren we welkom bij Rabobank Apeldoorn om ons te gaan voorbereiden op de avond. Gastvrouw Hanneke Koning van Rabobank Apeldoorn had alles al tot in de puntjes geregeld. Alles stond klaar: de stoelen, de zalen, de pennen, de geeltjes. We hadden voldoende tijd om de presentatie door te nemen en te testen. Om 18.00 aten we snel een broodje en in de tussentijd kwamen alle facilitators, buddies en pitchers binnen druppelen. (verklarende woordenlijst onderaan het artikel ;)).

Vanwege het feit dat er van de zes pitchers twee door omstandigheden op het laatste moment uitvielen, moesten we improviseren. 's Middags kreeg ik de presentatie door die Medy van der Laan zou gaan geven en kwam dat even goed uit dat zij eindigde met een vraag. Ik heb haar gemaild of we deze vraag als pitch mochten inzetten. Haar positieve reactie leidde er toe dat zij tijdens de briefing spontaan ook mee deed. Bij de briefing maakten we allemaal kennis met elkaar en namen we het programma door. Op vier plekken in de grote zaal en twee aparte ruimtes werd alles klaargezet en ondertussen kwamen de eerste deelnemers binnen.

Om 19.30 beet Bas van den Hoogen het spits af en vertelde de deelnemers wat de avond in petto had. Hij gaf letterlijk het stokje over aan Ronald van de Wetering, Directeur van Rabobank Apeldoorn. Na zijn welkomstwoord als gastheer begon Medy van der Laan als gastspreker aan haar presentatie. Binnen een half uur vertelde zij op een toegankelijke en persoonlijk manier over de verschillende generaties binnen de vrijwilligerswereld en werd er vanuit de zaal herkenbaar geknikt.

Van Medy kreeg ik het stokje en was het mijn beurt. Ik vertelde kort wat we voor de avond in petto hadden en wat we zoal met GDD in Apeldoorn hebben gedaan. Bela, een goede vriendin en mede-oprichtster van GDD, vertelde kort over Gave Dingen Doen en het feit dat GDD in een paar jaar tijd organisch is gegroeid tot 14 steden in Nederland en 3 andere landen.

Energietijd
Gijs nam dit voor zijn rekening en begon met een associatie-oefening wat tot verrassende uitkomsten leidde. In het kader van zelf-organisatie gaf hij de zaal vervolgens de opdracht om een grote cirkel te vormen waarin we ons van jong tot oud moesten opstellen. In een paar minuten tijd lukte het. Fantastisch om te zien. Gijs ging steekproefgewijs langs de mensen. De jongste deelnemer kwam uit 1990 en de oudste uit 1930. 60 jaar leeftijdsverschil, maar geen verschil in energie, want een man van 80 vertelde fier en met rechte rug dat hij uit 1934 kwam.

De energie zat er goed in en nadat iedereen weer was gaan zitten, gaven de vier pitchers een korte inleiding en introduceerde ik twee nieuwe geïmproviseerde stichtingen: Stichting U en Stichting Verbinden. Er werden 6 groepen gevormd en tijdens een korte pauze werd alles klaargezet voor de 6 pitches. Om 21.00 begonnen de 6 groepen aan de Fast Pitches. In 20 snelle minuten gingen we met zes hulpvragen aan de slag. Geeltjes met ideeën werden vol enthousiasme volgeschreven en op de white-boards geplakt.

Nadat iedereen weer terug was in de zaal vertelden de pitchers kort wat ze aan feedback hadden ontvangen en hoe zij het ervaren hadden. Bas sloot de avond af en daarna was het borreltijd. Onder het genot van een drankje werden er mooie verbindingen gelegd, nagepraat over de avond, maar ook al concreet over acties nagedacht. We kregen als facilitators heel veel positieve reacties en leerden daarmee veel enthousiaste Apeldoornse vrijwilligers kennen.

Conclusie van mij is dat ook uit deze avond wederom bleek dat er in het "kat-uit-de-boom-kijken" gehalte van Apeldoorners heel veel mensen tussen zitten die mee willen werken om de potentie van Apeldoorn ten volle te gaan benutten. Ik doe graag mee ;)!

"Het was een boeiende avond. Er zijn diverse goede ideeën ontstaan over hoe je de jonge generatie meer het voortouw kan laten hebben bij vrijwilligerswerk, door ruimte te bieden aan hun stijl en aanpak." Medy van der Laan

Mocht je een keer willen deelnemen aan een Gave Dingen Doen sessie in Apeldoorn of een pitch willen geven, stuur dan een mail naar apeldoorn@gavedingendoen.nl en kijk voor meer info over Gave Dingen Doen op www.gavedingendoen.nl.

Verklarende woordenlijst
Tijdens de avond werden er nogal veel Engelse woorden gebruikt die we natuurlijk ter plekke uitlegde. Hieronder daarom een woordenlijst (met een knipoog natuurlijk ;))

Pitcher: persoon die een pitch geeft.
Pitch: een presentatie in combinatie met veel (inter)actie tussen pitcher en deelnemers
Fastpitch: een snelle pitch
Facilitator: persoon die het pitch proces in goede banen leidt.
Buddy: persoon die de facilitator helpt met praktische zaken, waaronder time-management.
Time-management: het beheren en in de gaten houden van de tijd.
Energizer: een energie-oefening
White-board: een wit bord waar je op kan schrijven en tekenen, maar ook geeltjes kan plakken.
Feedback: Voer terug oftewel terugkoppeling

Foto's
Bovenstaande foto's zijn gemaakt door de bevlogen en betrokken heer Roelof Rump (StrangeArt). Gewapend met zijn lens konden de presentators deze avond niet om hem heen. Meer van zijn mooie werk en deze avond is te zien op zijn website.